Özellikle küçük ölçekli şirketlerin, büyük ölçekli şirketlerle aynı pastadan pay alabilmesini sağlayan, erişilebilir CRM platformları sayesinde şirketler verimliliğini artırmayı başarıyor. Üstelik bu platformlar, sundukları farklı araçlarla yalnızca satış verimliliğini artırmakla kalmıyor. Aynı zamanda çalışanlara pek çok kolaylık sağlayarak müşteriler için de şeffaf ve anlaşılabilir bir sipariş sürecini mümkün kılıyor. İşte bu araçlardan biri de online sipariş yönetimi. Online sipariş yönetimi, dijitalleşen ticaret dünyasını şirketler için daha kolay yönetilebilir ve müşteriler için daha şeffaf bir hale getiriyor.
Online Sipariş Yönetimi Sistemi Nedir?
Bu sistem, şirketlere siparişlerini ve envanterlerini yönetme imkanı sunan bir yazılım aracıdır. Bu sistemler sayesinde şirketler envanterlerini daha doğru tutarak yeni gelen stokları sisteme otomatik girme, farklı satış kanallarındaki satışları takip etme ve stoklar azaldığında bildirim gönderme gibi avantajlardan faydalanabiliyor.
Bu sistemler ayrıca satış sürecinin tamamını; müşterinin siparişi verdiği andan ödemenin yapıldığı, alındığı ve kargonun yola çıktığı ana kadar otomatiğe alabilir. Online sipariş yönetimi, hem B2B hem B2C şirketler için kullanılabilir bir yöntemdir ve şirketin ölçeğine bakılmaksızın büyük avantaj sağlar.
Daha önceki yazılarımızda da bahsettiğimiz gibi, Saleforce CRM gibi CRM sistemleri bulut tabanlı olup eş zamanlı senkronizasyon sağlar. İşte online sipariş yönetiminin en büyük avantajlarından biri de budur. Bu sistem, şirket genelinde paylaşılabilir ve bu sayede muhasebe ekibinden depo sorumlusuna herkes envanter durumundan siparişlere tüm bilgilere erişebilir. Bu da sipariş yönetim sürecinde anında müdahale edebilmenizi, gerektiğinde stokları yenileyebilmenizi sağlar.
Online siparişlerin etkin yönetilmesi, iş operasyon akışını iyileştirir ve müşterilerin tekrar tekrar sizi tercih etmesini sağlar.
Online Sipariş Yönetimi Sistemlerinin İşlevleri
Çoğu online sipariş yönetimi sistemi, 6 adımlık bir süreç üzerine kuruludur. Bu süreç dahilinde çalışanların müşteri siparişlerini doğru ve şeffaf biçimde işleme almasına ve gerçekleştirmesine yardımcı olan bir otomasyon söz konusudur. Doğru biçimde kullanıldığında, bu sistemler sürecin başlangıcından bitişine kadar kusursuz bir işleyiş sağlar. Elbette bu sürecin işleyişi, online sipariş yönetimi yazılımının çalışma prensiplerine de bağlıdır. Doğru bir online sipariş yönetimi sistemiyle sipariş sürecinde sıkıntı yaşamazsınız. Hem de müşterileriniz sizi bir sonraki siparişlerinde tekrar tercih eder.
-Siparişin verilmesi aşaması
Müşteriniz üçüncü taraf satış siteniz, kendi web siteniz veya bir başka kanal üzerinden sipariş verir. Online sipariş yönetimi sayesinde müşterileriniz tüm verilerini güvenli bir ortamda ve güvenli bir şekilde, sunduğunuz forma girebilir ve bunu sunucunuza kaydedebilir.
Satış sürecini iyileştirmek için çevrimiçi formunuzun tüm alanlarını zorunlu hale getirin. Bu sayede müşteriniz ile ilgili ihtiyaç duyabileceğiniz tüm bilgilere önceden sahip olmuş olursunuz. Bu, bir müşteri profili oluşturur ve sipariş yönetim sisteminizin satın alma geçmişini, sipariş hacmini ve ödeme ve teslimat tercihlerini izlemesini sağlar. Ayrıca, hizmet kurtarma işlemini takip etmeniz gerektiğinde size telefon numaralarını ve e-posta adreslerini de verir.
Ödeme işlenir ve yazılım sisteminiz ücretleri onayladıktan sonra sipariş depoya gönderilir.
-Depo süreci
Sipariş depoya geldiğinde ilgili ekip tarafından kontrolü sağlanır veya gerektiği şekilde stoklar yapılır ya da ürün mevcut stoktan alınır. Online sipariş yönetimi süreçlerinde işinizi kolaylaştıracak bir diğer yöntem de, stok dahilindeki tüm ürünler için benzersiz bir seri numarası oluşturmaktır. Bu seri numaraları ve kodlar sayesinde ürünü taratarak siparişe ekleyebilirsiniz. İşlem kolaylığı açısından çalışanlarınız da büyük bir rahatlık yaşayacaktır.
Deponuzdaki ürünler bir siparişi göndermek için yetersizse online sipariş yönetimi sistemi bunu da algılayacak ve tespit edecektir. Ardından bu doğrultuda yeni siparişler vererek stok yenilemesi yapmanızı sağlayacaktır. Yukarıda da bahsettiğimiz gibi, tüm bu süreçler muhasebeden depoya şirketteki tüm birimler tarafından görülebilir olacaktır. Dolayısıyla bir depo görevlisi, stoklarla ilgili yaşanan sıkıntıya dair hem bilgi sahibi olacak hem de dilerse özellikle bildirim alabilecektir.
-Sipariş onayı
Ardından, sipariş muhasebe departmanına gönderilir veya tercihen müşteri defterinize kaydedildiği bulut muhasebe yazılımınızla otomatik olarak senkronize edilmelidir. Satış günlüğe kaydedilir ve müşterinize bir makbuz gönderilir. Satış defterlerinizi otomatikleştirmek, denetim, envanter mutabakatı ve yıl sonu vergilerini kolaylaştırır.
-Siparişin kargoya verilmesi
Sipariş alındıktan sonra paketleme ekibiniz tüm detayları tekrar kontrol eder. Ardından sipariş dikkatlice paketlenir ve ayrı bir üçüncü taraf teslimat sistemi üzerinden müşteriye kargolanır. Online sistem, bu noktada yine bildirimler üzerinden devreye girer. Siparişi veren taraf, online sipariş yönetimi sistemi tarafından siparişinin durumu hakkında bilgilendirilir. Takip numarası gibi detayların yanı sıra tahmini teslimat bilgileri de bu bildirime dahil edilecektir. Müşteriler gibi şirket yetkilisi olarak siz de siparişle ilgili tüm detaylara erişebilirsiniz. Ayrıca müşterinize ilişkin bu siparişin tekrar eden bir sipariş olup olmadığı veya müşterinin VIP olup olmadığı gibi bilgilere de erişmek mümkün olacaktır.
-Satış sonrası takip
Sipariş geldiğinde online sipariş yönetimi sistemi, ürünleri beğenip beğenmediklerini soran ve her şeyi doğru bir şekilde aldıklarından emin olmak için bu takibi sağlayan otomatik bir e-posta oluşturur. Bu e-posta, herhangi bir sorun olması durumunda müşteri hizmetlerine nasıl ulaşılacağına ilişkin ayrıntılı talimatları içermelidir Gerekirse geri ödemenin nasıl alınacağını tahmin etme hayal kırıklığını ortadan kaldırmalıdır.
Müşteri hizmetleri ekibiniz, müşteriye işleri için teşekkür ederek veya para iadesi ya da değiştirme için onlarla birlikte çalışarak bu süreci denetler.
-Özel siparişlerin takibi
Sipariş yönetimi sistemlerinin bir diğer avantajı da özel siparişlerin işaretlenebilmesidir. Müşteriye doğru gitmekte olan sipariş belki bir iade ürünü olabilir. Belki VIP bir müşteriye, ya da ücretsiz bir teşekkür hediyesi, özel bir kupon kategorisinden gidiyordur. Bu siparişler sistem üzerinden girildiğinde online sipariş yönetimi sistemi bunları işaretler. Bu sayede hem siz hem de ekibinizde müşteri tarafına bakan herkes bu bilgileri görür. Siparişin doğru ve gereken özenle müşteriye ulaştığından emin olur. Bu da yine müşteri verimliliğini ve memnuniyetini büyük ölçüde artıracak bir uygulamadır.
Online Sipariş Yönetimi Şirketime Ne Sağlar?
Bu sistemleri kullanan şirketler otomasyonun zenginliklerinden faydalandığı gibi 24 saat erişim de sağlayabilirler. Bu sayede işlerini her daim takip edebilir ve verimliliği artırabilirler. Buna paralel olarak iş hacmi artar ve büyüme hızı iyileşir. Elbette bunlar başarılı bir şirket tarifinin sadece birkaç malzemesi. Ancak doğru bir online sipariş yönetimi sistemi ve bunun doğru uygulanması ile şirketlerin uzun vadeli başarılar elde etmesi kaçınılmazdır.
Bir önceki yazımıza https://veri.cloud/b2bler-icin-satista-verimlilik-neler-yapmalisiniz/ linkine tıklayarak ulaşabilirsiniz.
